1999年6月，理化所组建后，在最初的几年，由于没有相应的物质基础，原感光所和原低温中心并没有立刻进行实体合并，而是采取了统一领导、逐步融合、两地办公的模式。这种情况一直持续到2005年末。

在原低温中心的所址上，经过中国科学院的批准和全所同志几年的不懈的努力，建成了理化大楼及其配套建筑。理化所有了属于自己的家。

在这种情况下，两地科研、办公合为一地就成为当时研究所最重要的工作。2005年，所领导提出在理化大楼过2006年春节的具体要求。

搬迁任务最重的当属原感光所的部分。它要从北沙滩整体搬到中关村，不但要将实验室搬到新大楼里，机关也要搬过来，而档案室是其中的一部分。

而原低温中心档案室则要从现在的5号楼搬到1号楼二楼，虽然都在一个院子，也同样需要经过整理、装箱、搬运等步骤。其档案到新档案室后，与原感光所档案统一管理，形成理化所整体档案。

值得指出的是，早在理化大楼设计阶段，所领导就非常有远见，提出要把档案室放进大楼里面去，以方便科研工作和管理工作。档案人员按照档案室建设规范，提出了具体指标。在施工阶段，河北建设集团对档案室和图书馆的地基和通风采光进行了特别处理，使它符合使用要求，并且安装了密集架。

密集架

根据当时的档案情况，基建部应档案室的要求，对内部进行改造，建成了保密档案室、人事档案室、阅览室、工作室及库房。由于前期的卓有成效的工作，为后来的理化所档案工作的顺利开展打下了坚固的物质基础。

作为以服务为中心任务的部门，此时的工作非常繁重，不但要做日常的工作，还要按照院的要求，开展对原感光所档案、原低温中心档案进入中国科学院档案馆的整理工作，还要保证档案在搬家过程中的绝对安全，并且，能够在最短时间内在新所址开展工作，任务的艰巨可想而知。

在搬家的过程中，要将进入档案馆的档案和留所的档案分别进行标识，按照所领导的要求，对全所研究室、各部门在搬家过程中清理出来的文件，资料进行接收。该需要处理的文件、资料，经所鉴定小组鉴定、报所领导批准后，送到相应地点销毁。该留存的则留存。对于档案室的固定资产如空调、桌子等则移交到资产管理部门。

档案的有序装箱是搬家最重要的环节。在搬家之初，就要对所有需要搬过去的档案进行规划，科研、文书、财务、基建、进馆、声像等不同种类档案进行清点，在档案柜上贴上标签。档案入箱后，还要再次进行核对，保证到了新档案室后，可以随时拿的出，找的着。

保证档案在搬家过程的绝对安全则是重中之重的事情。档案箱在离开北郊档案室之前要进行逐个清点，在运输过程中则要人不离车，到了理化大楼，当搬家公司的工人把档案搬进档案室后，还要再次清点。环环相扣，不容有半点差错。

档案室搬家正值2005年隆冬，天气非常寒冷，北风吹地呼呼叫。为了搬家顺利进行，为了到新档案室尽快开展工作，那一段时间，没有上班和下班的概念，根据进度要求，当天工作必须当天完成，一个人当几个人用。

搬家是个劳神费力的活，档案又不像别的东西，最怕丢，找不到。别人干，自己还不放心，所以，只能档案人员自己干。档案看起来不起眼，一张纸一张纸的，但是，汇集成册，就比砖头还沉。档案柜不是铁的就是钢的，搬上搬下，没有力气是不行的。异地搬家有搬家公司，而在室内搬动只能靠自己，有时候搬的自己腰酸腿痛。

如今的档案室

在所里规定的期限内，原感光所档案室按期搬到了理化大楼，原低温中心档案也搬进了新档案室。在这个过程中得到了所领导和综合处领导的关心，他们及时解决了搬家过程中的很多具体问题。同时也得到了全所研究室、机关各部门的支持。

档案阅览整理区

档案进入档案室后，档案人员即刻开展了后续工作，在较短时间内使它能够为全所各项工作服务。

档案室搬迁这件事，虽然在理化所发展进程中不算一件大事，但正是这点点滴滴的小事，组成了我们珍贵的回忆。